La facture électronique devient obligatoire en France : êtes-vous prêts ?
La facturation électronique n’est plus une option : à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelles que soient leur taille ou leur activité, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.
Pour certaines, l’obligation d’émettre entrera également en vigueur à cette date.
Cette réforme majeure marque un tournant dans la manière dont les entreprises françaises gèrent leurs processus comptables, administratifs et fiscaux.
Modernisation, transparence, lutte contre la fraude : les objectifs de la réforme
Sous l’impulsion de l’administration fiscale, cette transition vers une facture au format électronique structuré vise à simplifier les échanges, automatiser les contrôles et lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA. Elle s’inscrit dans une logique de modernisation numérique de l’économie française, tout en apportant aux entreprises des gains réels en productivité, fiabilité et traçabilité. Grâce à l’e-invoicing et à l’e-reporting, les données clés seront transmises de manière fluide et sécurisée, à travers des plateformes agréées certifiées.
Trop d’idées reçues freinent encore la mise en œuvre dans les entreprises
Pourtant, à six mois de l’échéance, beaucoup d’entreprises — notamment les TPE, PME et micro-entreprises — restent mal préparées, souvent freinées par des idées fausses. « Je ne suis pas concerné », « un PDF suffit », « la réforme sera repoussée », « je passerai par le portail public »… Ces croyances persistent et alimentent l’immobilisme.
Cet article propose de démystifier les 10 idées reçues les plus répandues, afin de vous aider à anticiper, à sécuriser votre transition et à transformer cette obligation en opportunité.
10 idées reçues sur la facture électronique
1. “Une facture PDF envoyée par mail, c’est bon”
Pourquoi un simple PDF n’est pas une facture électronique
C’est sans doute l’idée reçue la plus courante. Nombre d’entreprises considèrent qu’un fichier PDF envoyé par email à un client constitue une facture électronique. Or, la réforme impose un changement fondamental de format et de canal. À compter de septembre 2026, seuls les formats structurés seront considérés comme conformes : Factur-X, UBL ou CII. Ces formats permettent une lecture automatique des données par les systèmes comptables et assurent une traçabilité complète de la transaction.
Un PDF « plat » est un simple visuel. Il ne permet ni extraction automatisée, ni validation systématique des mentions obligatoires, ni transmission sécurisée des informations fiscales. Il peut accompagner une facture, mais ne la remplace pas dans le cadre de l’e-invoicing.
Factur-X, formats structurés, données : ce qu’exige la réforme
Le format Factur-X, promu en France, repose sur une double structure : une version lisible en PDF pour l’utilisateur et une version XML intégrée contenant les données fiscales exploitables. Ce type de format devient indispensable pour que les outils des entreprises — mais aussi ceux de l’administration fiscale — puissent traiter automatiquement les factures.
Autre exigence : la transmission ne peut plus se faire directement par email. Elle devra obligatoirement transiter par une plateforme agréée, qui garantit le respect des normes, la conformité fiscale et l’authenticité du document. Une facture transmise en dehors de ce circuit ne sera plus considérée comme valide à partir de 2026.
2. “Je suis une TPE, pas concernée tout de suite”
Dès septembre 2026, toutes les entreprises doivent recevoir des factures électroniques
Il est courant d’entendre des dirigeants de très petites structures affirmer que la réforme concerne d’abord les grands groupes. En réalité, la réception de factures électroniques sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dès le 1er septembre 2026, y compris les TPE, micro-entrepreneurs et professions libérales.
Même si l’obligation d’émission de factures électroniques sera progressive (2026 pour les grandes entreprises, 2027 pour les PME et micro-entreprises), la réception, elle, n’attendra pas. Cela signifie que toute entreprise devra être connectée à une plateforme agréée pour pouvoir recevoir des factures au format structuré et conforme.
TPE, micro-entreprises, auto-entrepreneurs : pas d’exception
Contrairement à certaines idées reçues, la taille ou le chiffre d’affaires ne modifient pas l’obligation de recevoir des factures électroniques. Les plateformes agréées devront permettre aux plus petites structures de se connecter facilement, souvent via des interfaces simplifiées ou des intégrations avec les logiciels de gestion existants (comptabilité, facturation, ERP…).
Ne pas anticiper cette obligation, c’est risquer une rupture de flux avec vos fournisseurs qui, eux, seront tenus de transmettre leurs factures électroniquement. Cela pourrait entraîner des retards de traitement, des litiges, voire des blocages administratifs. Préparer cette transition dès maintenant est une garantie de continuité et de conformité.
3. “La réforme sera repoussée, on a le temps”
Le calendrier est confirmé : échéance septembre 2026
De nombreuses entreprises misent encore sur un nouveau report, après les annonces de décalage initial. Mais le calendrier a été revu, stabilisé et confirmé par l’administration fiscale. Le compte à rebours est désormais bien engagé : au 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques conformes.
Ce délai supplémentaire, annoncé en 2023, avait justement pour objectif de laisser le temps aux entreprises de s’organiser, de choisir leur plateforme agréée et de préparer la mise à jour de leurs outils de gestion. Espérer un nouveau report est un pari risqué. Les pouvoirs publics ont affiché leur volonté de faire de cette réforme une réussite collective, sans compromis sur les échéances.
Pourquoi attendre met votre organisation en risque
Plus le temps passe, plus les risques s’accumulent : retards de déploiement, surcharge des prestataires en fin de parcours, absence de formation en interne, intégrations mal préparées… En réalité, les entreprises qui anticipent prennent un avantage stratégique. Elles sécurisent leurs processus, fiabilisent leurs données, et évitent le stress d’un basculement précipité.
En outre, la réforme ne concerne pas seulement la facturation. Elle a des impacts sur la TVA, le reporting fiscal, la relation client-fournisseur, voire la gestion de trésorerie. Repousser les actions revient à multiplier les points de fragilité dans votre organisation.
4. “Je peux continuer à envoyer mes factures par email à mes clients”
La transmission directe n’est plus conforme
Aujourd’hui, envoyer une facture en pièce jointe par email est une pratique généralisée. À partir de septembre 2026, ce mode de transmission ne sera plus conforme pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA en France. La réforme impose que la facture soit émise, transmise et reçue via une plateforme agréée, certifiée par l’administration fiscale.
Cela ne signifie pas que les échanges avec vos clients seront bloqués, mais que le canal devra changer. Le format devra être structuré, et l’envoi effectué depuis votre solution de gestion connectée à une plateforme agréée, ou directement via l’interface de celle-ci. L’email devient obsolète comme canal de transmission officiel.
Facturation électronique = transmission via plateforme agréée
Cette évolution vise à garantir l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des données fiscales, à chaque étape de leur cycle de vie. La plateforme agréée est responsable de la vérification, de l’acheminement et du suivi de la facture. Elle joue un rôle central dans la conformité et dans le dialogue avec l’administration.
Ne pas respecter cette obligation d’acheminement équivaut à émettre une facture non conforme, avec un risque direct de rejet, de litige commercial ou de redressement fiscal. Pour éviter cela, il est indispensable d’intégrer dès maintenant une solution compatible, soit en mettant à jour votre logiciel de facturation, soit en choisissant une plateforme connectée.
5. “Pas besoin d’outil, je ferai tout sur le portail public”
Le portail public de facturation ne sera pas ouvert aux entreprises
Longtemps évoqué dans les premiers projets de la réforme, le portail public de facturation (PPF) a finalement été écarté en tant que solution unique pour les entreprises. Il est désormais réservé à des fonctions spécifiques de supervision et d’intermédiation pour l’administration fiscale. Les entreprises, elles, devront obligatoirement passer par une plateforme agréée, directement ou via leur logiciel de gestion.
L’idée d’un “guichet unique public” a laissé place à un écosystème plus ouvert, dans lequel chaque entreprise choisit la solution qui correspond à ses besoins : portail simplifié pour les TPE, connecteurs ERP pour les PME, solutions métiers pour les ETI ou groupes.
Les plateformes agréées sont le point de passage obligatoire
Concrètement, cela signifie que toute facture électronique devra transiter par une plateforme agréée (anciennement appelée PDP, plateforme de dématérialisation partenaire). Ces plateformes sont enregistrées et contrôlées par l’administration fiscale et doivent respecter un cahier des charges strict : formats conformes, traçabilité, sécurité des données, transmission des e-reportings, etc.
Certaines entreprises opteront pour une plateforme indépendante, d’autres préféreront une solution intégrée à leur logiciel de gestion. Dans tous les cas, la mise à jour du système actuel est incontournable. Compter uniquement sur une solution manuelle publique n’est pas conforme à la réglementation à venir.
6. “Ce n’est qu’une obligation administrative de plus”
La facture électronique, un levier de productivité et de performance
Réduire cette réforme à une simple obligation fiscale serait passer à côté de ses bénéfices. La facturation électronique représente une opportunité majeure de modernisation des processus internes. Elle permet de réduire drastiquement les tâches répétitives, de limiter les erreurs de saisie, de fluidifier les échanges avec les partenaires, et d’obtenir une meilleure visibilité sur la gestion financière.
Pour les entreprises bien équipées, l’e-invoicing permet de gagner en productivité dès les premières semaines. L’automatisation de la création, de l’envoi, de la réception et de l’intégration des factures dans les systèmes comptables libère du temps à forte valeur ajoutée.
Réduction des coûts, traçabilité, sécurisation des données
Le passage à la facture électronique, en plus de simplifier les échanges, réduit les coûts liés au traitement papier, à l’archivage, aux relances manuelles et aux litiges. Il facilite aussi le contrôle interne, grâce à une traçabilité complète du cycle de vie de chaque facture.
Par ailleurs, les plateformes agréées offrent un niveau de sécurité et d’authentification élevé, permettant de lutter contre les fraudes, les falsifications et les erreurs de traitement. En somme, cette réforme est aussi l’occasion de professionnaliser davantage la chaîne administrative, tout en assurant la conformité réglementaire.
7. “Avec la facture électronique, la TVA sera déclarée automatiquement”
Le e-reporting facilite… mais ne remplace pas les obligations déclaratives
Il est vrai que l’un des objectifs de la réforme est de simplifier la déclaration de TVA. Grâce à la transmission automatique des données de facturation, l’administration fiscale pourra, à terme, proposer un pré-remplissage partiel des déclarations. Cela représente un vrai gain de temps pour les entreprises. Mais attention : cette automatisation ne dispense en rien de la responsabilité de validation.
L’entreprise reste toujours redevable de l’exactitude de ses déclarations. Elle doit s’assurer que les données transmises sont complètes, correctes et cohérentes avec les opérations réalisées. Un contrôle fiscal pourra toujours vérifier les écarts, les anomalies ou les omissions, et entraîner des redressements si nécessaire.
Pré-remplissage ≠ validation automatique
Ce que la réforme permet, c’est un accès plus rapide, plus fiable, et en partie automatisé aux données de facturation. Mais il ne s’agit en aucun cas d’un processus “zéro effort” ou sans contrôle. Le e-reporting, complémentaire à l’e-invoicing, implique lui aussi un respect strict des formats, des délais, et des obligations de transmission pour toutes les opérations non couvertes par une facture électronique (ventes B2C, opérations internationales…).
Il est donc essentiel d’intégrer la facture électronique dans un cadre de gestion comptable et fiscale rigoureux, et non de la considérer comme un substitut automatique à vos obligations déclaratives.
8. “C’est un projet purement informatique”
Tous les services de l’entreprise sont concernés : compta, achats, direction
Considérer que la facture électronique est un dossier à déléguer aux équipes informatiques est une erreur stratégique. Bien que les DSI soient impliquées dans le déploiement technique, la réforme impacte avant tout les métiers de la gestion, de la comptabilité, de la finance et des achats. C’est un projet transverse, qui nécessite l’implication de plusieurs fonctions.
Le choix de la plateforme agréée, l’adaptation des outils, l’évolution des processus internes, la formation des utilisateurs, le suivi de conformité… sont autant de chantiers qui relèvent de la responsabilité de la direction administrative et financière, en lien avec les équipes opérationnelles.
La réforme doit être pilotée comme un projet stratégique transverse
La réussite de la transition vers la facture électronique dépend de la capacité à mobiliser l’ensemble des acteurs concernés. Ce n’est pas un simple paramétrage informatique. C’est un changement de modèle, qui touche aux modes de collaboration internes et externes, aux workflows de validation, à la relation client-fournisseur, et au respect des exigences fiscales.
À ce titre, l’accompagnement par un intégrateur de solutions de gestion, un expert-comptable ou un consultant métier peut faire toute la différence. Il permet de structurer la démarche, d’anticiper les blocages et d’assurer une mise en conformité progressive, sans rupture d’activité.
9. “Le B2C et l’international ne sont pas concernés”
Les factures hors champ e-invoicing doivent faire l’objet d’un e-reporting
C’est une confusion fréquente : de nombreuses entreprises pensent que seules les transactions entre entreprises françaises assujetties à la TVA (B2B domestique) sont concernées par la réforme. C’est vrai pour l’e-invoicing, mais cela ne signifie pas que les opérations B2C ou internationales sont exclues du dispositif.
En réalité, toutes les opérations qui ne peuvent pas être transmises sous forme de facture électronique structurée doivent faire l’objet d’un e-reporting, c’est-à-dire la transmission des données de transaction à l’administration fiscale via une plateforme agréée. Cela concerne par exemple :
- les ventes à des clients particuliers (B2C),
- les exportations,
- les ventes exonérées,
- les livraisons intracommunautaires.
Ventes B2C, export, exonérations : tout doit remonter à l’administration
L’objectif est clair : l’administration veut disposer d’une vision exhaustive et en temps quasi réel de toutes les opérations économiques réalisées par les entreprises françaises. Ce suivi est essentiel pour détecter les fraudes à la TVA, automatiser les contrôles et faciliter les déclarations.
Ainsi, même si vous ne facturez pas exclusivement des professionnels français, vous devrez mettre en place un système capable d’assurer à la fois l’e-invoicing et l’e-reporting, selon la nature de chaque opération. Ne pas anticiper cette dualité, c’est risquer de se retrouver avec des flux partiels, non conformes, et exposés à des pénalités.
10. “La facture électronique est trop complexe et trop chère pour nous”
Des solutions existent pour chaque type d’entreprise, y compris les PME
Il est vrai que la réforme peut paraître intimidante, en particulier pour les petites structures. Pourtant, les solutions proposées sur le marché sont aujourd’hui nombreuses, modulables et accessibles. Il n’est pas nécessaire de mettre en place un système lourd ou coûteux pour être en conformité. De nombreux éditeurs ont développé des offres adaptées aux TPE/PME, avec des interfaces simplifiées et des intégrations prêtes à l’emploi.
L’enjeu n’est pas de refaire toute votre infrastructure, mais plutôt de faire évoluer vos outils actuels, en les connectant à une plateforme agréée, ou en adoptant une solution SaaS tout-en-un qui prend en charge la conformité à la réforme.
Des gains nets à court terme : temps, fiabilité, conformité
Au-delà de la mise en conformité, la facture électronique représente un retour sur investissement rapide : réduction du temps passé à traiter les factures, diminution des erreurs, amélioration du suivi et de la relance, meilleure visibilité sur les encaissements, et suppression des coûts liés au papier et à l’archivage.
Autrement dit, ce qui peut sembler complexe au départ devient rapidement un facteur d’efficacité opérationnelle. À condition d’agir dès maintenant, de manière structurée, avec les bons outils et les bons partenaires.
Comprendre les termes clés pour anticiper
E-invoicing, e-reporting, plateforme agréée : décryptage des concepts
La réforme introduit un vocabulaire spécifique qu’il est indispensable de maîtriser pour bien comprendre ses enjeux. Tout d’abord, l’e-invoicing désigne l’émission, la transmission et la réception de factures électroniques au format structuré via une plateforme agréée. C’est le cœur du dispositif pour les échanges B2B domestiques.
L’e-reporting, quant à lui, concerne les opérations non couvertes par l’e-invoicing (ventes à des particuliers, à l’international, opérations exonérées…). Il impose aux entreprises de transmettre certaines données de transaction à l’administration fiscale, selon un format et une fréquence définis.
Enfin, la plateforme agréée (anciennement appelée PDP) est un intermédiaire certifié par l’administration, chargé d’acheminer les factures, de vérifier leur conformité et de transmettre les données aux services fiscaux. Le recours à une plateforme agréée est obligatoire pour tous les flux entrants ou sortants.
Les formats acceptés : Factur-X, UBL, CII… et leurs implications concrètes
La réforme impose l’usage de formats structurés, capables d’être lus automatiquement par les systèmes de gestion (ERP, logiciels de comptabilité, plateformes agréées). Les trois formats acceptés sont :
- Factur-X : format hybride combinant un PDF lisible et une structure XML embarquée. C’est le format recommandé en France.
- UBL (Universal Business Language) : format structuré standardisé à l’échelle européenne.
- CII (Cross Industry Invoice) : format normé utilisé dans les échanges internationaux.
Ces formats permettent d’automatiser l’intégration comptable, le contrôle des mentions obligatoires, la transmission des données de TVA et le suivi de la conformité. Ils sont au cœur de la productivité promise par la facturation électronique.
Qu’est-ce qu’une facture électronique conforme ?
Mentions obligatoires, données structurées, signature : les règles à suivre
Une facture électronique conforme à la réforme doit répondre à plusieurs exigences cumulatives :
- Être émise au format structuré (Factur-X, UBL, CII) ;
- Contenir l’ensemble des mentions légales obligatoires (TVA, SIREN, numéro de facture, désignation, montant HT/TTC, taux de TVA, etc.) ;
- Être transmise via une plateforme agréée reconnue par l’administration ;
- Garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document.
Une simple facture PDF envoyée par mail, même bien remplie, ne remplit aucune de ces conditions. En cas de non-conformité, l’entreprise s’expose à un rejet de la facture, un refus de déduction de la TVA ou des sanctions fiscales.
Le rôle des plateformes agréées
Ce qu’est une plateforme agréée (ex plateforme de dématérialisation partenaire)
Dans le cadre de la réforme, une plateforme agréée est un prestataire certifié par l’administration fiscale pour assurer l’émission, la réception et la transmission des factures électroniques et des données de e-reporting. Ces plateformes jouent un rôle d’intermédiaire sécurisé et contrôlé entre les entreprises et l’administration.
Leur mission ne se limite pas à la simple transmission : elles doivent vérifier la conformité des documents, garantir l’intégrité des données, conserver les historiques, transmettre les informations fiscales, et assurer la traçabilité complète de chaque opération.
Comment choisir une solution conforme et adaptée à votre activité
Le choix de la plateforme dépend de plusieurs critères : taille de l’entreprise, volumétrie des factures, type de clients (B2B, B2C, export), systèmes déjà en place. Certaines entreprises opteront pour des solutions natives intégrées à leur logiciel de gestion (ex. Sage, Cegid, Captio), tandis que d’autres préféreront des plateformes indépendantes interconnectées.
Il est essentiel de s’assurer que la solution est certifiée par l’administration, qu’elle prend en charge à la fois l’e-invoicing et l’e-reporting, et qu’elle s’intègre facilement aux outils existants. Un bon accompagnement fonctionnel et technique est également un critère de choix décisif.
Mettre à jour son système de facturation
Compatibilité des logiciels : ERP, Sage, Cegid, Captio, outils métiers
La majorité des éditeurs ont anticipé la réforme et proposent aujourd’hui des solutions nativement compatibles avec les exigences réglementaires. Les logiciels comme Sage 100, Cegid PMI ou Captio intègrent des modules de facturation électronique structurée, des connecteurs aux plateformes agréées, et des outils de transmission des e-reportings.
Pour les entreprises industrielles, les ERP spécialisés peuvent intégrer cette fonctionnalité au sein de leurs modules achat, vente, comptabilité ou gestion commerciale. L’important est de vérifier que votre version est à jour, que les flux sont bien intégrés, et que les formats exigés sont pris en charge.
Mise à jour, interopérabilité, connecteurs et API
Les mises à jour logicielles devront assurer l’interopérabilité avec les plateformes agréées, grâce à des API ou des connecteurs standard. Pour les entreprises qui utilisent plusieurs outils métiers (ERP, gestion commerciale, paie, etc.), une cartographie des flux est nécessaire pour garantir une cohérence des échanges de données.
Il est fortement recommandé de réaliser un audit des outils existants afin de déterminer les besoins d’évolution, les coûts associés, et les délais de déploiement. Cette étape est indispensable pour éviter les blocages techniques ou les non-conformités lors de la mise en production.
S’organiser en interne pour la mise en œuvre
Audit des flux, cartographie des documents, priorisation des actions
La mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique ne peut se limiter à une approche technique. Elle nécessite un travail de fond sur l’organisation des flux documentaires, la qualité des données, et les processus internes.
Cela passe par :
- Une cartographie des flux de facturation et de vente (clients, fournisseurs, B2B, B2C, export, etc.) ;
- Un inventaire des formats utilisés et des canaux d’envoi ;
- La vérification des informations essentielles : n° de TVA intracom, SIREN, codes clients et fournisseurs, etc. ;
- L’identification des écarts de conformité.
Cette étape permet d’établir un plan de migration progressif, en priorisant les processus critiques et en limitant les interruptions d’activité.
Former les équipes, impliquer la direction, accompagner le changement
La réussite de la réforme repose également sur l’adhésion des équipes. La facturation électronique touche les collaborateurs en charge de la gestion administrative, comptable, commerciale, mais aussi la direction, les achats et les finances.
Une formation ciblée est nécessaire pour comprendre les nouveaux formats, les outils, les délais, et les impacts sur les pratiques quotidiennes. La direction doit également être impliquée dans le pilotage du projet, pour valider les choix stratégiques, allouer les ressources et suivre les indicateurs de déploiement.
Un accompagnement au changement bien structuré limite les résistances internes, sécurise la mise en œuvre et transforme la contrainte réglementaire en levier de modernisation.
La facture électronique : contrainte ou opportunité ?
Derrière une obligation légale souvent perçue comme contraignante, la généralisation de la facture électronique porte en réalité une transformation stratégique profonde. Elle impose certes une mise en conformité, une adaptation des outils et des pratiques, mais elle offre surtout un cadre modernisé, automatisé et sécurisé pour gérer les flux financiers de l’entreprise.
Ceux qui choisiront d’anticiper, de se structurer et de s’équiper bénéficieront d’un avantage compétitif durable : réduction des délais de traitement, fiabilité des données, amélioration du cash-flow, meilleure réactivité commerciale et conformité fiscale renforcée.
Ne pas subir la réforme, mais en faire un levier de transformation
En matière de facture électronique, il ne s’agit pas seulement de cocher une case réglementaire. Il s’agit de repenser ses processus de facturation, de réconciliation comptable, de reporting et d’échange de données avec l’administration. Une entreprise qui anticipe s’épargne le stress, les retards, les sanctions… et en ressort plus agile, plus performante.
À 6 mois de l’échéance, il est encore temps de se préparer, mais il n’est plus temps d’attendre.
Se préparer dès maintenant pour éviter les blocages
Les étapes à enclencher sont connues : identifier les flux concernés, mettre à jour les outils, choisir une plateforme agréée, former les équipes, fiabiliser les données, s’assurer du bon paramétrage des logiciels de gestion, mettre en place un processus de contrôle et de supervision. Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, peut trouver une solution adaptée à son organisation.
Choisir un partenaire de confiance pour réussir votre transition
Face à une réforme aussi structurante, s’appuyer sur un intégrateur expert des solutions de gestion est un atout décisif.
Sinergis IT, en tant que spécialiste des environnements Sage, Cegid PMI et Agicap, Open Bee, accompagne les entreprises dans la mise en œuvre opérationnelle de la facture électronique, la connexion aux plateformes agréées, la mise à jour des logiciels et la conduite du changement.
Notre engagement : vous permettre de franchir ce cap avec sérénité, conformité et efficacité, en transformant cette obligation en une vraie opportunité de performance.